Datenschutz: OpenLitBase Cloud

Verantwortlich

Für Fragen zum Datenschutz erreichst du uns unter office@devolta.de. Einen Datenschutzbeauftragten müssen wir nicht bestellen.

Konto

Für dein Konto speichern wir Name, E-Mail-Adresse und Passwort – das Passwort nur als nicht umkehrbaren Hash. Aus der Domain deiner E-Mail-Adresse ergibt sich deine Hochschule; nur Angehörige freigegebener Hochschulen können sich registrieren. Zur Bestätigung der Adresse und zum Zurücksetzen des Passworts schicken wir dir E-Mails mit zeitlich begrenzten Links. Bei der Registrierung speichern wir, wann du den Nutzungsbedingungen zugestimmt hast.

Zweck ist die Bereitstellung der Cloud nach unseren Nutzungsbedingungen; Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag). Nach Schweizer Recht bearbeiten wir die Daten zur Erfüllung dieses Vertrags.

Deine Inhalte

Projekte, Titel mit ihren Angaben, Tags, Notizen, hochgeladene PDFs, Forschungsdreisatz, Begriffsmatrix, Rechercheprotokoll und deine Einstellungen speichern wir, damit du damit arbeiten kannst (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Wir werten sie nicht aus und sehen sie uns nur an, wenn du uns um Hilfe bittest oder das Gesetz uns dazu verpflichtet.

Wir als Betreiberin sehen in der Administration eine Liste der Konten mit Name, E-Mail-Adresse, Hochschule, Status und letzter Anmeldung – um Hochschulen freizuschalten und Missbrauch zu verhindern.

Geteilte Projekte

Lädst du jemanden zu einem Projekt ein, speichern wir dessen E-Mail-Adresse und Rolle (Bearbeiten oder Lesen) und schicken eine E-Mail mit deinem Namen und dem Namen des Projekts. Personen ohne Konto sehen das Projekt nach der Registrierung; bis dahin bleibt nur die Einladung gespeichert. Rechtsgrundlage ist unser und dein berechtigtes Interesse an der Zusammenarbeit (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Wer eingeladen wurde und das nicht möchte, kann uns schreiben – wir entfernen die Einladung.

Alle Mitglieder eines Projekts sehen dessen Titel, Notizen und PDFs sowie Namen und E-Mail-Adressen der anderen Mitglieder.

Anmeldung und Sicherheit

Nach der Anmeldung setzen wir ein Session-Cookie. Es ist technisch notwendig, deshalb brauchen wir dafür keine Einwilligung (§ 25 Abs. 2 TDDDG); weitere Cookies gibt es nicht. Zu jeder Session speichern wir IP-Adresse und Browserkennung, um Konten vor Missbrauch zu schützen. Sessions laufen nach 7 Tagen ohne Nutzung ab und werden danach innerhalb eines Tages gelöscht.

Zum Schutz vor Angriffen begrenzen wir die Zahl der Anfragen pro IP-Adresse; dafür wird die IP-Adresse nur kurz im Arbeitsspeicher gehalten. API-Tokens für Extension und Word-Add-in speichern wir nur als Hash. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einem sicheren Betrieb (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Die Anwendung protokolliert zur Fehlersuche Art, Pfad, Status und Dauer von Anfragen, aber keine IP-Adressen. Diese Protokolle sind in der Grösse begrenzt und werden laufend überschrieben. Unser Proxy-Server führt kein Zugriffsprotokoll.

Titelangaben aus Katalogen

Wenn du einen Titel per DOI, ISBN, arXiv-ID, PubMed-ID oder Link hinzufügst, fragt unser Server öffentliche Dienste wie doi.org, Crossref, OpenAlex, die Deutsche Nationalbibliothek, swisscovery, Open Library, arXiv und PubMed ab. Übertragen wird nur die Kennung bzw. der Link – keine Angaben zu dir.

Dienstleister und Speicherort

Server, Datenbank und hochgeladene Dateien liegen bei der Hetzner Online GmbH (Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen) im Rechenzentrum Falkenstein in Deutschland. Auch die Avatare kommen von unserem eigenen Server (avatars.devolta.de) dort. Mit Hetzner besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO).

E-Mails versenden wir über Postmark (ActiveCampaign, LLC, 1 N Dearborn St, Chicago, IL 60602, USA). Postmark erhält dafür Empfängeradresse, Namen und Inhalt der E-Mail und speichert Versanddaten zur Zustellung und Fehleranalyse für begrenzte Zeit. Die Übermittlung in die USA stützt sich auf das EU-US Data Privacy Framework bzw. das Swiss-US Data Privacy Framework sowie auf Standardvertragsklauseln; mit Postmark besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung.

Deine Daten werden somit in Deutschland gespeichert und für den E-Mail-Versand in die USA übermittelt. Wir verkaufen keine Daten, geben sie nicht zu Werbezwecken weiter und nutzen keine Analyse- oder Tracking-Dienste. Deine Hochschule erhält keine Daten von uns.

Speicherdauer und Löschung

Wir speichern Konto und Inhalte, solange dein Konto besteht. Titel und Projekte kannst du jederzeit selbst löschen; mit dem letzten Projekt eines Titels werden auch seine PDFs gelöscht. Dein Konto löschst du in der App unter Einstellungen → Konto löschen (mit deinem Passwort) oder per E-Mail an office@devolta.de. Dabei werden sofort gelöscht: Konto, Anmeldungen, API-Tokens, Einstellungen, deine Projekte und alle Titel und PDFs, die nur darin lagen. Titel, die du in geteilte Projekte anderer eingebracht hast, bleiben dort und gehen an die Person über, der das Projekt gehört. Zur Bestätigung erhältst du eine E-Mail.

Wird deine Hochschule deaktiviert, wird dein Zugang gesperrt; deine Daten bleiben erhalten, bis du die Löschung verlangst oder wir die Cloud für deine Hochschule endgültig einstellen – darüber informieren wir vorher per E-Mail.

Sicherungskopien werden nach spätestens 14 Tagen überschrieben; gelöschte Daten verschwinden damit spätestens 14 Tage nach der Löschung auch aus den Sicherungen.

Exportieren kannst du deine Titel jederzeit als BibTeX, RIS oder CSL-JSON.

Deine Rechte

Du hast das Recht auf Auskunft über deine Daten, auf Berichtigung, Löschung und Einschränkung der Verarbeitung, auf Datenübertragbarkeit sowie auf Widerspruch gegen Verarbeitungen, die auf unserem berechtigten Interesse beruhen (Art. 15–21 DSGVO; Art. 25 ff. des Schweizer Datenschutzgesetzes). Schreib uns dazu an office@devolta.de.

Du kannst dich bei einer Aufsichtsbehörde beschweren, zum Beispiel beim Bayerischen Landesamt für Datenschutzaufsicht (Promenade 18, 91522 Ansbach, www.lda.bayern.de) oder in der Schweiz beim Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB, Feldeggweg 1, 3003 Bern, www.edoeb.admin.ch).

Änderungen

Ändert sich die Cloud, passen wir diese Erklärung an. Über wesentliche Änderungen informieren wir dich per E-Mail oder in der App.